Calendar.help - Dear Cortana, could you please help me to schedule a meeting…

Seit ein paar Monaten bin ich jetzt in der Preview von Calendar.help und möchte hier gerne meine Erfahrungen mit euch teilen.

Was soll Calendar.help überhaupt sein?

Auf der Webseite finden wir folgendes:

Calendar.help soll uns helfen, Meetings mit Anderen in unserem Auftrag abzustimmen, ganz wie eine echte Assistentin. Auch wenn wir uns alle manchmal wie 007 fühlen, heißt in diesem Fall unsere Assistentin nicht Miss Moneypenny sondern Cortana.

Wie funktioniert das?

Du nimmst in deiner E-Mail Cortana@calendar.help auf CC und fragst sie freundlich, ob sie die Terminkoordination für dich übernimmt. Schön ist hierbei, dass man mit Cortana in natürlicher Sprache kommunizieren kann. Man kann zum Beispiel schreiben, wann ein Meeting sein soll, z.B. nächste Woche oder wie lange ein Meeting sein soll, wo das Meeting stattfindet oder ob es ein Skype Meeting werden soll.

Cortana schickt dann schön brav per E-Mail ein paar Vorschläge, basierend auf meinem Kalender und meinen Präferenzen, an die Empfänger meiner initialen E-Mail, in welcher Cortana auf CC war. Calendar.help unterstützt aktuell Office 365, Outlook.com und Google Kalender.
Die Mail sieht so aus:

Gernot kann jetzt Cortana antworten ob einer der Termine für Ihn passt oder andere Vorschläge machen, und Cortana schaut in meinem Kalender, ob das von meiner Seite aus passt oder sendet ein paar neue Vorschläge. Das Gute ist, ich selbst bin an in diesem E-Mail Ping Pong nicht mehr involviert. Cortana macht das ganz alleine und sendet eine Erinnerung nach 48 Stunden.
Wenn Cortana erfolgreich einen Termin geplant hat, sendet sie in meinem Namen einen Meeting Request und teilt mir per E-Mail mit, dass sie den Job erfolgreich erledigt hat.

Hört sich gut an! Aber funktioniert das auch in der Praxis?

Mein erster Versuch mit Cortana war nicht ganz optimal gelaufen. Cortana hatte zwar schön brav ein Meeting in meinem Namen abgestimmt, allerdings direkt eine halbe Stunde vor meiner Hochzeit ;-)

Zu Beginn der Preview hatte Cortana noch etwas zäh reagiert und ich bin auf Ihre Hilfe nicht mehr zurückgekommen, bis ich dann ordentlich im Stress war, den ganzen Tag Workshop hatte, ich mich aber am Folgetag unbedingt mit ein paar Freunden bei Microsoft im neuen Headquarter in Schwabing noch auf einen Kaffee treffen wollte.
In der Bahn hatte ich dann schnell noch die Kollegen angeschrieben und Cortana gebeten, für mich Termine in der Primo Bar, so heißt die Kaffeebar in Schwabing, abzustimmen. Als ich dann abends nach dem Workshop meinen Kalender checkte, hatte Cortana für mich drei Termin abgestimmt – Yeah!

Cortana hatte mir hier wirklich gut geholfen. Zeit, Ort und Dauer – alles hatte perfekt gepasst. Jetzt wurde mir klar, dass Cortana wirklich eine Hilfe sein kann. Ich war auf jeden Fall happy und entschloss mich, Cortana jetzt häufiger zu benutzen.

Insgesamt hatte ich aber vier Anfragen verschickt. Drei wurden am gleichen Tag noch erfolgreich erledigt. Was war mit der Vierten los? Die vierte E-Mail ging an einen Kunden. Als ich zwei Tage nichts gehört hatte, und ich schon kurz davor war Cortana wieder zu entlassen, meldete der Kunde sich und sagte mir, dass Cortana schön brav die Vorschläge geschickt hat, er aber noch auf Antwort eines Kollegen wartet. Am vierten Tag wurde dann auch das vierte Meeting von Cortana erfolgreich geplant. In diesem Fall ein Skype Meeting.

Seither benutze ich Cortana Calendar.help regelmäßig. Meine Erfahrung bis jetzt ist, es funktioniert super für Meetings mit ein bis zwei Personen. Bei größeren Meetings mit vielen Personen funktioniert die Sache nicht mehr so gut und eine FindTime Meeting Abstimmung ist besser.

Zusammenfassung

Calendar.help ist ein kleiner Vorgeschmack auf die sogenannte Post-App Ära. Post-App Ära bedeutet, dass wir in Zukunft immer mehr mit Bots und intelligenten Assistenten auf natürliche Art und Weise kommunizieren und interagieren, statt in vielen verschiedenen Apps zu klicken.

Ich experimentiere auch gerne mit dem Microsoft Bot Framework und LUIS. Mit diesem Baukasten lassen sich selbst relativ schnell und einfach "intelligente" Bots entwickeln. In der Ligatura, ein Co-Working Space in Saarbrücken, experimentieren wir fleißig mit einem Bot der unseren Co-Workern vom Drucken, über Internetprobleme bis zur Kaffeebestellung beiseite steht.

Unsere liebe Assitentin Cortana hat in jungen Jahren bereits schon geheiratet. Vor ihrer Hochzeit mit Microsoft war ihr Mädchenname Genee. Ob Cortana.help bereits auf Bot Framework und LUIS aufsetzt, kann ich nicht sagen.

Probiert Calendar.help am besten einfach einmal selbst aus bzw. setzt euch auf die Warteliste, da es aktuell noch eine exklusive Preview ist. Cortana spricht aktuell nur Englisch und es fehlen noch wichtige Funktionen wie das nachträgliche Hinzufügen oder Löschen von Teilnehmern. Das Produktteam arbeitet an diesen Funktionen gerade.

Preview hin oder her, meine Assistentin Cortana hat mir das ein oder andere Mal schon gut geholfen - Danke.